Élever la rigueur pour marcher ensemble vers le succès

L’optimisation des façons de faire devient un moyen incontournable pour contrer les effets du ralentissement des ventes, de l’augmentation des coûts d’opération, de la compétition qui s’accentue, des budgets qui se resserrent.

Un bon moyen de contrer une baisse de profitabilité est de s’assurer d’élever la rigueur à travers les différents départements d’une organisation. En effet, pour être rigoureux au travail, il faut exécuter ses tâches avec précision, respecter les procédures et échéanciers, favoriser l’amélioration continue, investir son temps au bon endroit pour atteindre les objectifs.

Savez-vous que, lorsque vous travaillez à temps plein :

Ramenez ce calcul au nombre d’employés qu’il y a au sein de votre organisation et imaginez tout ce que vous pourriez accomplir avec ces heures ou journées additionnelles.  Alors, comment développer la rigueur de tous et ainsi économiser de précieuses minutes que vous allez réinvestir dans des projets porteurs de réussite?

À la lumière de ce que nous voyons dans les organisations actuellement, nous avons répertorié pour vous 4 éléments à cibler afin d’élever la rigueur.

Le respect des processus

Certains membres de l’organisation ne connaissent pas bien les processus et ne réalisent pas toujours l’impact que leurs manquements créent chez les autres départements. Pour contrer ceci et récupérer les précieuses minutes perdues à cause du non-respect des processus, vous pourriez :

• Formez les équipes sur les processus d’affaires reliés à leurs fonctions, et ce, dès l’entrée en poste, mais aussi à titre de rappel
• Expliquez l’impact et les conséquences du non-respect des processus sur les autres départements, l’organisation, le client.
• Stimulez, encadrez et valorisez le respect des processus
• Favorisez la communication entre les départements pour éliminer les manquements aux processus

En communication :

La communication tient un rôle primordial aujourd’hui dans le bon fonctionnement d’une organisation.  Bien que plusieurs outils soient disponibles pour faciliter cette communication, le partage des informations et le suivi des dossiers demeurent sources de défis dans plusieurs entreprises. Pour éliminer les pertes de temps lié à la recherche d’informations, vous pourriez :

• Identifiez clairement dans les processus internes, les outils à utiliser et endroits où inscrire les informations (voir point précédent)
• Utilisez le bon média pour communiquer votre message
• Structurez vos messages à l’aide des 5 W’s pour transmettre toute l’information pertinente
• Gérez vos courriels avec vigilance
• Offrez à votre équipe la formation « L’art de communiquer à l’écrit, au téléphone, en virtuel ou en personne »

La réunion

Combien de temps passe votre équipe en réunion? Primordiale au sein d’une organisation, la réunion permet la communication des informations, les échanges et la discussion, la cohésion de l’équipe. Bien que nécessaires, ces périodes peuvent, dans plusieurs organisations, être mieux ficelées afin d’économiser du temps.  Voici quelques pistes pour gagner rapidement de précieuses minutes investies en réunion :

• Analysez la pertinence de vos réunions pour savoir si certaines peuvent être écourtées ou même complètement éliminées
• Choisissez bien les personnes qui doivent y participer
• Préparez des ordres du jour détaillés et minutés
• Pour chacun des points, présentez ce que vous attendez des participants :
  • Pour information
  • Pour discussion
  • Pour décision
• Verbalisez à tous, les règles des réunions efficaces : préparation à la réunion, ponctualité, droit de parole, consultation des messages (courriels, textos, etc.) en réunion …
• Attribuez des rôles aux participants pour assurer leur implication et le bon déroulement :
  • Vigie des sujets
  • Gardien du temps
  • Preneur de notes
  • Animateur
  • Présentateur d’un sujet précis
• Suivez une formation en équipe présentant les gestes clés pour assurer des réunions efficaces

Au plan personnel

Demandez à chaque membre de votre organisation d’analyser ses façons de travailler.  Chacun devrait être maître de son temps.  Si vous sentez que vous n’êtes pas en contrôle de votre horaire, que vous passez plus de temps sur les urgences et les imprévus que sur les tâches importantes porteuses de succès, il est temps d’analyser votre gestion du temps et des priorités ainsi que l’organisation et la planification de votre travail. Voici quelques trucs à remettre à l’ordre du jour :

• Terminez la journée en faisant votre liste de priorités du lendemain.  Ceci vous libérera l’esprit et vous permettra d’accorder la priorité à vos priorités.
• Utilisez la matrice de Covey pour prioriser vos tâches et les planifier à votre agenda les éléments importants à effectuer
• Déterminez une durée pour chaque tâche afin de ne pas s’éterniser sur un dossier
• Identifiez les mauvaises habitudes ou chronophages qui vous font perdre du temps et trouvez des façons de les contrer
• Ayez une bonne hygiène de vie (pause, repas, hydratation, exercice physique, etc.) afin de prendre soin de vous et d’avoir la concentration nécessaire en période de travail
• Au besoin, suivez une formation sur la gestion du temps et des priorités pour identifier les concepts et techniques à mettre en pratique

Donnez-vous des défis en équipe et demandez aux membres de votre organisation d’identifier les endroits où vous pourriez sauver du temps afin d’élever la rigueur.  Impliquez ensuite toute l’équipe pour éliminer ces pertes de temps et réinvestissez le tout à des projets porteurs de réussite.  Quelle belle façon de mobiliser tout un chacun vers un objectif commun dans un contexte économique plus difficile.